Reinigungsfirma auswählen: 10 Fragen, die Sie vor der Beauftragung stellen sollten

Das Leistungsverzeichnis ist das wichtigste Dokument des gesamten Vertrags. Es listet auf, welche Tätigkeit in welchem Raum in welchem Turnus ausgeführt wird. Ohne dieses Dokument gibt es später keinen Maßstab, an dem sich Qualität messen lässt, sondern nur Meinungen.

Achten Sie darauf, dass Turnusstufen unterschieden werden und dass Sonderleistungen wie Fensterreinigung, Grundreinigung und Verbrauchsmaterial getrennt aufgeführt sind. Ein Angebot, das aus drei Zeilen und einem Preis besteht, ist kein Angebot, sondern eine Zahl.

Für laufende Reinigung ist der Festpreis in fast allen Fällen die bessere Wahl. Sie kennen Ihre Kosten, und das Risiko einer Fehlkalkulation liegt beim Dienstleister. Bei Stundenabrechnung tragen Sie das Risiko, dass eine Kraft langsamer arbeitet als erwartet.

Nach Stunden sinnvoll abgerechnet werden nur Arbeiten mit unklarem Umfang: nach einem Wasserschaden, bei einer Sonderreinigung nach Handwerkern, bei Räumungen. Fragen Sie in beiden Fällen, wie mit unerwartetem Mehraufwand umgegangen wird und ab welchem Betrag Sie vorher gefragt werden.

Diese Frage wird am häufigsten vergessen und ist finanziell die riskanteste. Geht ein Schlüssel einer Schließanlage verloren, kann im ungünstigen Fall die gesamte Anlage getauscht werden müssen. Das ist ein vier- bis fünfstelliger Betrag, in großen Objekten mehr.

• Wie viele Schlüssel werden übergeben und wie wird die Übergabe quittiert?
• Werden Schlüssel im Betrieb verwahrt oder von der Reinigungskraft mitgenommen?
• Sind Schlüssel neutral gekennzeichnet, also ohne Adresse am Anhänger?
• Besteht eine Schlüsselverlustversicherung, und wie hoch ist die Deckung?
• Was passiert, wenn eine Reinigungskraft den Betrieb verlässt?

Lassen Sie sich die Antwort zur Versicherung schriftlich geben. Eine mündliche Zusage hilft im Schadensfall nicht. Gleiches gilt für die Betriebshaftpflicht: Fragen Sie nach dem Nachweis, nicht nach der Aussage.

Ein festes Team ist kein Komfortmerkmal, sondern eine Qualitätsfrage. Eine Kraft, die ein Objekt kennt, weiß, welcher Raum montags belegt ist, welche Tür klemmt und welcher Bereich schneller verschmutzt. Eine wechselnde Kraft beginnt jedes Mal von vorn.

In sensiblen Bereichen kommt Vertraulichkeit dazu. In Arztpraxen und Kanzleien sollten Verschwiegenheitserklärungen selbstverständlich sein, ebenso eine geregelte Einweisung des Personals. Fragen Sie, wie die Einarbeitung im Objekt abläuft und wer sie durchführt.

Das ist der Punkt, an dem sich kleine Betriebe von zu kleinen unterscheiden. Jede Reinigungskraft wird irgendwann krank. Die Frage ist, ob dann jemand kommt, und ob diese Person das Objekt kennt.

Gute Antworten klingen konkret: eine benannte Vertretung, die das Objekt schon einmal gereinigt hat, ein hinterlegter Objektplan, eine Reaktionszeit. Schlechte Antworten klingen nach Prinzip: dass sich das immer irgendwie regeln lasse. Fragen Sie zusätzlich, wie Sie informiert werden, wenn ein Termin verschoben werden muss.

Sie brauchen eine Person mit Namen und Durchwahl, nicht eine allgemeine Servicenummer. Klären Sie, in welchem Zeitfenster diese Person erreichbar ist und was gilt, wenn kurzfristig etwas passiert, etwa eine verschmutzte Fläche vor einem Kundentermin.

Ein guter Indikator ist die Frage, wie oft der Ansprechpartner selbst im Objekt ist. Ein Objektbesuch alle paar Monate mit kurzem Protokoll verhindert die meisten Eskalationen, weil Probleme auffallen, bevor sie zur Beschwerde werden.

Fragen Sie nach dem konkreten Verfahren. Gibt es Objektbegehungen mit Protokoll? Wird der Reinigungsplan im Objekt abgezeichnet? Gibt es einen definierten Weg für Reklamationen und eine Frist, in der nachgearbeitet wird?

Realistisch ist: Fehler passieren. Der Unterschied liegt darin, was danach geschieht. Eine Zusage wie Nacharbeit innerhalb von 24 Stunden nach Meldung ist konkret und überprüfbar. Ein Qualitätsversprechen ohne Frist ist es nicht.

Diese Frage ist unangenehm und deshalb aussagekräftig. Seit dem 1. Januar 2026 gilt im Gebäudereiniger-Handwerk ein allgemeinverbindlicher Tariflohn von 15,00 Euro je Stunde in der Innenreinigung und 18,40 Euro in der Glas- und Fassadenreinigung. Allgemeinverbindlich heißt: Er gilt für jeden Betrieb der Branche.

Daraus ergibt sich eine einfache Plausibilitätsprüfung. Ein Angebot mit einem Verrechnungssatz von 20 Euro je Stunde kann keine tariflichen Löhne, Sozialabgaben, Urlaub, Material und Verwaltung abdecken. Fragen Sie außerdem, ob mit Subunternehmern gearbeitet wird. In Ketten von Nachunternehmern kann der Auftraggeber bei nicht abgeführten Sozialabgaben in die Haftung geraten.

Die vollständige Kalkulation dazu steht im Artikel Was kostet Büroreinigung in Berlin.

Im gewerblichen Bereich sind bestimmte Unterlagen üblich und werden auf Anfrage vorgelegt. Fragen Sie danach, bevor Sie unterschreiben, nicht wenn es Probleme gibt.

• Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen
• Nachweis einer Schlüsselverlustversicherung, sofern Schlüssel übergeben werden
• Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Krankenkasse und Finanzamt
• Gewerbeanmeldung und, sofern einschlägig, Eintragung in die Handwerksrolle
• Verschwiegenheitserklärungen des eingesetzten Personals bei sensiblen Objekten
• Bei Praxen und Kliniken: Nachweis der Einweisung in den Hygieneplan

Üblich sind Laufzeiten von zwölf Monaten mit anschließender Verlängerung und einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Ende des Vertragsjahres oder zum Quartalsende. Alles darüber sollte einen sachlichen Grund haben, etwa hohe Anfangsinvestitionen in Maschinen für ein bestimmtes Objekt.

Bei der Preisanpassung ist eine Klausel fair, die an den Tarifabschluss der Branche gekoppelt ist. Der Dienstleister muss steigende Löhne weitergeben können, sonst spart er anderswo. Eine Klausel, die einseitige Erhöhungen ohne Bezugsgröße erlaubt, sollten Sie nicht akzeptieren.

• Ein Preis am Telefon, ohne dass jemand das Objekt gesehen hat
• Kein schriftliches Leistungsverzeichnis, sondern nur eine Pauschale
• Deutlich niedrigerer Stundensatz als alle Wettbewerber, ohne Erklärung
• Keine klare Aussage zur Vertretung bei Krankheit
• Ausweichende Antwort auf die Frage nach Subunternehmern
• Drängen auf schnelle Unterschrift mit befristetem Rabatt
• Keine Referenzobjekte, auch nicht anonymisiert nach Objektart

Wenn Sie mehrere Angebote vergleichen, rechnen Sie zuerst alle auf denselben Nenner: Preis je Einsatz, Preis je Quadratmeter und Monat, und identischer Leistungsumfang. Erst dann ist der Vergleich aussagekräftig. Wie Sie das rechnen, steht im Artikel Was kostet Büroreinigung in Berlin. Unsere eigenen Preise legen wir auf der Seite Preise offen.